  |
|
|
|
Osthannoversche Eisenbahnen AGPlanification, affectation et calcul des coûts du transport de marchandises avec le nouveau Trapeze Cargo Manager.SNAPSHOTRaison sociale : Osthannoversche Eisenbahnen AG Dans le développement de produits du Trapeze Group, le dialogue avec les clients joue un rôle important. Depuis toujours, ce sont les clients qui, grâce à leurs idées, donnent les impulsions essentielles à l‘amélioration des programmes. La société Osthannoverschen Eisenbahnen (OHE) a largement contribué à l‘évolution des fonctions pour le domaine du transport de marchandises. L‘entreprise implantée à Celle a exercé une influence décisive sur les fonctions de la solution logicielle grâce à ses propositions. Le résultat est une application logicielle facile à utiliser qui répond à tous les souhaits des utilisateurs. LE DÉFIPlanification, affectation et calcul des coûts des services de transport et de logistique compétitifs avec Excel, Access, par téléphone, fax ou e-mail ? Pour OHE, ceci était déjà obsolète en 2006 ! C‘est pourquoi l‘entreprise a décidé de mettre en place un nouveau système informatique intégré. De plus, ce nouvel outil devait permettre l‘échange de données entre les services commercialisation, production, comptabilité et ateliers. La liste des desiderata mentionnait également des possibilités d‘analyse détaillée pour le management ainsi que des statistiques. OHE a pris contact avec les fournisseurs qu‘elle connaissait et a commencé à comparer les offres. Le logiciel modulaire de Trapeze s‘est démarqué du fait de sa très bonne conception. Pour finir, le système Trapeze dédié à l‘établissement de planification de services et gestion du personnel (Trapeze Operation Management System) a convaincu les responsables grâce à l‘étendue de ses fonctionnalités et au bon rapport prix/performances. LE PROJETLe système Trapeze Operation Management a permis la planification et affectation rapides des véhicules et du personnel ainsi que le traitement des données fondamentales pour le calcul des salaires. Mais les responsables OHE ont souhaité des fonctions supplémentaires avec lesquelles ils pouvaient couvrir les exigences spécifiques du trafic de marchandises. Ce qui était particulièrement important, pour eux, était l‘exécution continue des ordres, depuis le calcul des coûts à la facturation en passant par l‘offre. Ils ont discuté de leurs idées avec le service de développement de produit de Trapeze et ont été entendus. C‘est donc ensemble que les exigences du terrain ont pu être transférées dans le système logiciel. Pour la direction de projet d‘OHE, cette coopération a eu un avantage décisif : grâce à ses propositions, elle a pu agir directement sur l‘architecture des interfaces utilisateur et les fonctions. Elle a obtenu un système taillé quasiment sur mesure répondant à ses exigences en matière de transport de marchandises. Trapeze, à son tour, a bénéficié du contact direct avec les experts d‘OHE et a pu développer une application facile à utiliser qui a déjà fait quasiment ses preuves dans la pratique et qui peut être étendue, sans gros travail de programmation, aux exigences individuelles du marché. LA TECHNIQUELes données d’OHE se trouvent sur un serveur Oracle. On accède à l’application par une ferme de serveurs puissante, Citrix. Pour planifier les ressources (intervention des locomotives, planning et mise à disposition), c’est le système Trapeze Operation Management qui entre en lice. Les données du personnel pourront très bientôt être importées automatiquement depuis le système du personnel, IFS. Une exportation correspondante des données sur les salaires est également prévue. Les autres exigences spécifiques au transport de marchandises sont prises en charge par le module Trapeze. Pour le personnel d’OHE, cela est synonyme de :
Pour OHE, ce qui est particulièrement important c’est la flexibilité du système. L’administrateur OHE peut agir sur la présentation des interfaces utilisateur et sur les fonctions disponibles côté utilisateurs. Par exemple, l’aperçu des prestations des ateliers obéit au « principe des feux tricolores ». Il permet aux responsables de voir immédiatement si tout est au vert ou bien si des actions sont nécessaires. LA PRATIQUELe logiciel Trapeze est utilisé depuis 2009 dans les services de production, de distribution, de comptabilité et dans deux ateliers. En outre, la direction dispose d’un système d’information particulier. Au total, 14 personnes utilisent ce système régulièrement, dont quatre tous les jours. Le module étant utilisé en continu, la formation des utilisateurs par les spécialistes système d’OHE fait déjà presque partie de la routine. Mais, bien que ce soit une charge supplémentaire pour le personnel, il y a toujours quelque chose de nouveau à apprendre et à retenir. Le scepticisme du début a cependant fait place à une large approbation et depuis plus personne ne veut se passer des nouvelles fonctions disponibles. Les administrateurs système d’OHE savent combien une base de données complète, consistante et fiable est importante pour les analyses. C’est la raison pour laquelle ils apprécient la simplicité et la fiabilité de la saisie des données, qui leur offre de vastes possibilités de contrôle. Les divers outils de saisie, en partie redondants (tableaux Excel, etc.), utilisés dans le passé, donnaient très souvent des résultats différents. Ces outils ont été remplacés depuis, en grande partie, par le module Trapeze pour le transport de marchandises. Tous les outils de communication ayant également été intégrés avec efficacité, les longues concertations par téléphone, par fax ou par e-mail font désormais partie du passé. C’est ainsi que, par exemple, le formulaire de gestion des prestations des ateliers se trouve maintenant directement dans le système et n’a plus besoin d’être transmis séparément par fax ou e-mail. Il est également plus facile d’établir et d’analyser les statistiques régulières avec le nouveau module Trapeze. Les personnels du dispatching et du calcul des coûts ne sont pas les seuls à travailler plus vite et de façon plus productive. La direction est soutenue, dans ses décisions, par les évaluations les plus récentes d’informations importantes. C’est ce que pense aussi le directeur général, Michail Stahlhut : « Parallèlement au traitement efficace des tâches quotidiennes, il est également possible de générer des évaluations et des analyses significatives qui aident les gestionnaires. Le système nous procure intelligence et flexibilité pour répondre aux questions du marché. Ainsi demain, nous aurons aussi les réponses adéquates à apporter à nos clients sur le marché très variable que constitue le transport des marchandises CONCLUSIONSOHE est très satisfaite de son nouveau système. Le garant du succès du projet était et reste l’étroite collaboration entre le personnel d’OHE et les développeurs de Trapeze. Les attentes d’OHE ne sont pas encore toutes satisfaites, mais l’échange d’idées permanent qui a lieu assure un réajustement continu du système avec des améliorations sans cesse nouvelles. Les prochains projets sont déjà planifiés. La saisie des véhicules et la gestion des véhicules défectueux sont actuellement en cours d’application, de même que la saisie des factures (entrée). En outre, le système Trapeze vient d’être introduit dans la comptabilité des salaires. Dans un avenir proche, une solution SMS pour la transmission de données est notamment prévue, les appels téléphoniques entre les conducteurs de motrice et le dispatching seront alors inutiles. Sur le long terme, c’est une utilisation optimisée au sein du service commercial ainsi que des extensions dans les statistiques qui occupent la première place sur la liste des priorités. « La mise en œuvre de Trapeze Cargo Manager a permis à OHE de gravir une nouvelle étape de son succès. Il faut en passer par là dans l‘environnement commercial actuel ».
Pour Arriva, il était d’une grande importance que Trapeze NOVUS soit compatible avec les systèmes déjà en place chez eux et leurs partenaires. Trapeze NOVUS a été assimilé, entre autres, aussi bien au système de facturation « Concorde » chez Arriva, qu’aux systèmes de planification des entreprises de trafic partenaires, afin de permettre l’envoi d’information à Arriva de façon automatique. De plus, Arriva prévoit d’intégrer NOVUS au Trapeze Duty Manager, - qui est déjà utilisé pour l’organisation du roulement au sein des autres activités danoises de l’entreprise. L’ INSTALLATIONArriva Skandinavien a signé avec Trapeze à la fin de l’année 2007, et depuis son application, le système s’étend à une vitesse impressionnante. En février 2008, le personnel a commencé à utiliser certains éléments du système, et le 1er Mars, Trapeze NOVUS était totalement opérationnel dans le bureau de Sorø. D’ici le mois d’août 2008, le système sera mis en place à Odense, et par la suite en 2009 dans les bureaux à Aarhus et Struer. Selon Larsen, c’est grâce aux employés de Trapeze que la mise en place s’est faite rapidement : “Trapeze a pris soin de former deux de nos employés comme des experts, ce qui veux dire qu’aujourd’hui nous sommes capable de résoudre les moindres problèmes nous –même. Pendant ce processus, Trapeze s’est démarqué par son expertise et sa flexibilité –même lorsque nous avons programmé la formation en dehors des heures normales de travail.” Avant l’installation intégrale du système à Sorø, les chauffeurs ont pu tester le système PDA dans les cars et effectuer une comparaison avec les imprimés de l’ancien système. Ainsi, Arriva et Trapeze ont pu démontrer les avantages du nouveau système à l’équipe locale. “Le système est conviviale et extrêmement intuitif. Le processus d’installation n’a pas rencontré ni engendré de problèmes majeurs et lorsque nous avons eu besoin d’ajuster, le personnel de Trapeze nous a beaucoup épaulé,” conclut Larsen. LES RÉSULTATSPour le moment, Trapeze NOVUS est installé dans l’un des quatre bureaux d’Arriva Skandinavien, et il est encore trop tôt pour constater les premiers résultats. Cependant, les attentes sont fortes. D’ores et déjà nous pouvons nous rendre compte des réels progrès dans notre façon de planifier. Nous sommes par exemple aujourd’hui en mesure d’organiser les trajets pour plusieurs jours à la fois, alors qu’avec notre système manuel précédent nous étions limité dans la journée. D’un point de vue générale, nous avons une bien meilleur vue d’ensemble” déclare Per Erling Larsen. Il ajoute : “De façon globale, nous nous attendons à une optimisation importante des coûts une fois que Trapeze NOVUS sera appliqué dans nos quatre bureaux.” Pour plus d’information, veuillez contacter Annie Bundgaard (Trapeze) au +45 87 44 16 00
|
|
